Inventaris pada pengolahan bahan pustaka - Bahan-bahan pustaka yang telah dimiliki oleh perpustakaan, baik yang diperoleh dengan cara pembelian, hadiah, wakaf, tukar menukar, pinjam-meminjam, maupun dengan cara lain, harus dicatat dalam buku induk. Pencatatan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan ke dalam buku induk ini dinamakan dengan inventarisasi bahan pustaka.
Inventaris Pada Pengolahan Bahan Pustaka

Inventarisasi merupakan tahap paling awal dalam pengolahan bahan pustaka. Manfaat dari kegiatan inventarisasi ini antara lain:

  1. Memudahkan pustakawan dalam merencanakan pengadaan koleksi pada tahun-tahun berikutnya.
  2. Memudahkan pustakawan melakukan pengawasan terhadap koleksi yang dimiliki.
  3. Memudahkan pustakawan dalam menyusun laporan tahunan tentang perkembangan koleksi yang dimiliki.

Selain itu, menurut Qalyubi (2007), dengan membuat buku inventaris yang baik serta pengisian data yang tepat maka perpustakaan akan mudah dalam membuat statistik dan laporan tentang beberapa hal yaitu :

  1. jumlah bahan pustaka yg dimiliki perpustakaan,
  2. jumlah judul dan eksemplarnya,
  3. jumlah judul dan eksemplarnya berdasarkan bahasa,
  4. jumlah buku fiksi, buku teks, buku referensi, dan lain-lain,
  5. jumlah penambahan bahan  pustaka setiap tahun, dan
  6. jumlah anggaran yang dikeluarkan”.

Untuk inventarisasi pustaka dapat dipilih bentuk buku, kartu, maupun dengan komputer. Adapun kolom inventarisasi dapat dipilih sebagai berikut:

  1. Nomor urut
  2. Tanggal: diisikan tanggal kapan buku bahan pustaka tersebut diterima dan menjadi milik perpustakaan.
  3. Nomor inventaris: kegiatan memberikan penomoran buku berdasarkn urutan penerimaannya. Nomor inventaris disebut juga dengan nomor induk buku yang merepresentasikan bahwa buku tersebut merupakan koleksi ke… (sekian) yang dimiliki perpustakaan. Sebuah Setiap eksemplar bahan pustaka memiliki nomor induk yang berbeda meskipun judul, pengerang, penerbit, dan tahun terbitnya sama. Apabila bahan pustaka hilang kemudian diganti buku yang sama dengan cetakan yang sama maka nomor induk yang digunakan sesuai dengan nomor induk dari buku yang hilang. Nomor inventaris buku dapat merepresentasikan jumlah keseluruhan bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan. Ada 2 macam cara pemberian nomor induk : 001, 002, 003… dan seterusnya atau 0001/09, 0002/09,0003/09 … dan seterusnya.
  4. Asal: keterangan biasanya diisi dengan simbol sesuai dengan cara pengadaannya. Misalnya : Pembelian (B), pemberian/hadiah/hibah (H), Penggandaan (C).keterangan biasanya diisi dengan simbol sesuai dengan cara pengadaannya. Misalnya : Pembelian (B), pemberian/hadiah/hibah (H), Penggandaan (C).
  5. Pengarang
  6. Judul
  7. ISBN
  8. Penerbit
  9. Tempat Terbit
  10. Tahun Terbit
  11. Jumlah eksamplar
  12. Jenis Koleksi

Beberapa kegiatan atau pekerjaan dalam inventarisasi adalah sebagai berikut:

1. Pemeriksaan

Pemeriksaan bahan pustaka dapat dimulai dari memeriksa kondisi bentuk fisiknya apakah baik atau cacat, kesesuaian antara jumlah judul dan eksemplar yang dipesan dengan yang diterima, serta kelengkapan isinya apakah ada halaman yang kosong dan apakah kualitas pencetakannya sudah sesuai.

2. Pengelompokkan

Pengelompokkan dilakukan dengan mengelompokkan bahan pustaka yang telah diperiksa tadi ke dalam bidang-bidang umum, misalnya dikelompokkan berdasarkan judul. Hal ini bertujuan agar memudahkan pekerjaan selanjutnya, seperti penelusuran sementara ataupun pengontrolan.

3. Pengecapan

Pengecapan stempel kepemilikan dan stempel inventaris dilakukan atas bahan pustaka yang dikelompokkan tadi, pada halaman atau bagian tertentu dari bahan pustaka tersebut. Pada umumnya, minimal tiga cap kepemilikan dibubuhkan pada setiap bahan pustaka. Misalnya pada halaman judul, halaman tertentu di tengah-tengah (contohnya dicap di halaman 17 atau 27 pada bahan pustaka), dan halaman terakhir. Sedangkan, satu cap inventaris dibubuhkan pada setiap halaman judul.

4. Pencatatan

Semua bahan pustaka yang masuk ke perpustakaan atau yang telah diputuskan menjadi milik perpustakaan harus dicatat pada buku, baik itu buku induk atau langsung dicatat di komputer. Pencatatan ini dapat dipisahkan menurut jenis bahan informasinya. Sebagai contoh, inventaris buku paket, buku fiksi/non fiksi, majalah, CD, referensi, jurnal, peta/atlas, dan sebagainya. Informasi-informasi pada bahan pustaka yang harus dicatat pada buku induk atau komputer minimal terdiri dari nomor urut, tanggal pencatatan, nomor inventaris, asal bahan pustaka, pengarang, judul, impresum, dan keterangan tambahan.